Бюджетные отчеты

Бюджетные отчеты – рабочее место, предназначенное для целей анализа результатов планирования, анализа баланса исполнения бюджетов. Бюджетный отчет может быть сформирован на основании структуры, определенной видом бюджета, как для ввода данных, так и для просмотра. Отчеты строятся по движениям документов Экземпляры бюджета с учетом их статусов: Подготовлен, К утверждению или Утвержден.

Формирование бюджетных отчетов осуществляется из списка Бюджетирование и планирование – Бюджеты – Бюджетные отчеты. Бюджетный отчет формируется по указанным в настройках отчета периоду, сценарию, организации и подразделению. Отборы по сценарию, организации и подразделению могут отсутствовать, если они были предварительно указаны в виде бюджета.

Выбор даты актуальности в настройке отчета позволяет получать различные версии плановых данных с учетом вносимых корректировок. Например, в январе введен бюджет на март (в документе Экземпляр бюджета установлена дата «январь», а период планирования – март). В феврале в этот же бюджет внесены корректировки (в документе Экземпляр бюджета установлена дата «февраль», а период планирования – март). В результате бюджетный отчет с датой актуальности «январь» отобразит в плане на март первоначальные суммы плана, а с датой актуальности «февраль» – уже с учетом корректировок.

Дополнительно в рамках скользящего планирования организовано сравнение двух экземпляров отчетов, имеющих разные даты актуальности (с учетом корректировок и без учета корректировок). Для этого предусмотрен режим формирования Сравнение по датам актуальности. В данном режиме пользователю доступны две закладки с индивидуальными экземплярами отчетов. Причем если даты актуальности совпадают, то отчетные формы будут отображены на закладках с учетом времени их создания с точностью до секунд. Непосредственное сравнение бюджетных отчетов производится в отдельной форме Сравнение табличных документов.

Бюджетные отчеты могут быть трех основных типов:

■ Бюджет – выводит только плановые значения;

■ Сравнение сценариев – позволяет сравнивать разные планы и контролировать отклонения по бюджетным статьям;

■ План-фактный анализ – позволяет сравнивать выбранный сценарий бюджетирования с фактическими данными, полученными за указанный период.

Для построения отчетов План-План, План-Факт, План-План-Факт в целях сравнения разных сценариев необходимо использовать виды бюджетов, у которых флаг Ввод плановых данных не установлен. Это позволяет использовать дополнительный элемент отчета (разделитель данных) Сценарий. При этом настройка отчетов План-Факт и План-План с расчетом отклонения в суммовом или процентном отношении достигается указанием в группе, подчиненной периоду, одновременно нескольких сценариев (например, Месячный план и Месячный план с учетом внешних факторов) и установкой формулы по группе со значением Отклонение.

Рассмотрим особенность расчета итогов по статьям и показателям, к которым добавлена подчиненная аналитика, при выводе в бюджетных отчетах.

Если аналитика добавлена фиксированная и без специальной аналитики «прочее», то суммы по аналитикам выводятся в режиме «в том числе» к итоговой сумме статьи. То есть сумма по статье не совпадет с детализацией по фиксированным аналитикам, а будет выводиться целиком по всем аналитикам.

Если нужно выводить сумму по статье с учетом отборов указанных в структуре фиксированных аналитик, то нужно в настройках статьи в виде бюджета перечислить нужные аналитики в табличной части Дополнительный отбор.

Используются виды бюджетов, у которых не стоит флаг Ввод плановых данных.

В этом режиме в структуру отчета можно добавлять в качестве измерений сценарии, организации и подразделения. Добавляя в колонки группу полей, а в нее сценарии план и фактические данные, и колонку с формулой отклонения к ним, можно получить вид бюджета для план-фактного анализа.

Аналогично можно настраивать отчеты для план-план анализа для контроля достижения целевых планов в бюджетном процессе ввода планов снизу-вверх и сверху-вниз.

Существует возможность расшифровать до первичных документов данные из отчетов по бюджетам, основанных на регистре накопления "Фактические данные бюджетирования".

Для этого в бюджетном отчете щелкнем два раза мышкой по ячейке, по которой необходимо получить расшифровку. 

Далее в открывшемся отчете Оборотная ведомость по статье бюджетов также щелкаем мышкой два раза по необходимой ячейке и в открывшемся окне Выбор поля выбираем значение Регистратор.

В открывшемся окне Оборотная ведомость по статье бюджетов (Расшифровка) появляется возможность получить данные в разрезе регистратора и открыть необходимый документ.

В регистрах значения записаны в трех валютах:

■ валюте операции;

■ валюте управленческого учета;

■ валюте регламентированного учета.

Отчеты по бюджетированию можно сформировать в любой валюте, при этом валюта операции пересчитывается с помощью функциональной валюты.

В качестве функциональной валюты может быть выбрана валюта управленческого или регламентированного учета.

При формировании отчета на основании вида бюджета функциональная валюта задается в модели бюджетирования.

При формировании отчетов: Оборотная ведомость по статьям бюджетов, Оборотно-сальдовая ведомость по показателям бюджетов и отчета Результат работы правил, функциональная валюта задается в настройках этих отчетов.

Схематическое описание алгоритма пересчета валютных сумм при получении фактических данных бюджетирования представлено в таблице.

Внимание

Существует возможность вывода иерархии значений аналитики статьи бюджета при заполнении бюджетного отчета.

Подробнее о настройке иерархии значений в статье Содержание структуры бюджетных форм.

Итоговые значения по иерархическим группировкам рассчитываются автоматически по формуле Сумма и недоступны для редактирования.

При удалении строки по иерархической группировке будут удалены все подчиненные строки. Строки в отчет можно добавлять. При этом строки по иерархическим группировкам будут добавлены автоматически.

Для аналитики с иерархией элементов поддерживается только вывод иерархической структуры, а также добавление и удаление строк по иерархии. Расчет итоговых значений не осуществляется, ввод значений доступен вручную.

Внимание

Существует возможность настраивать в бюджетных отчетах представление аналитик статей бюджетов, показателей бюджетов, нефинансовых показателей.

У пользователя есть возможность настраивать сортировку списка значений аналитик в бюджетных отчетах.

В Измерение аналитик бюджета в структуре вида бюджета представлены поля Выражение представления и Выражение сортировки. Поле Выражение сортировки доступно только если установлен флаг При заполнении по данным бюджетирования выводить все значения или Выводить все значения аналитики.

Если указано только Выражение представления, то оно будет использоваться как выражение сортировки.

При использовании в бюджете группировки из нескольких аналитик представление необходимо заполнить для каждой отдельно, а для сортировки используется выражение первой аналитики.

Выражения представления и сортировки редактируются с помощью стандартного конструктора формул. При завершении редактирования происходит проверка формулы изначально на уровне конструктора формул, затем на уровне вида бюджета.

Результат работы выражений представления и сортировки можно увидеть при заполнении экземпляра бюджета или выводе бюджетного отчета.

Выражение представления используется не только при выводе списком, но также при ручном добавлении или при выводе фиксированных значений аналитик в бюджете

В выражениях представления и сортировки для аналитик с несколькими типами значений нельзя использовать поля, относящиеся не ко всем типам значений.

Например, для аналитики «Денежные средства», поскольку это могут быть банковские счета, кассы и кассы ККМ нельзя использовать выражение для представления и сортировки «Номер счета», так как у справочника «Кассы» его нет.

Если в одном виде бюджета выбраны несколько элементов одного вида аналитики, то для каждого элемента задаются свои выражения представления и сортировки.

В форме бюджетного отчета существует возможность рассчитать сумму, количество, среднее значение, а также определить максимум и минимум для выделенных ячеек.

При нажатии на знак суммы система даст возможность выбрать из контекстного меню следующие значения: Сумма, Количество, Среднее, Минимум, Максимум, Все показатели.

При выборе значения Все показатели внизу экрана система выведет результаты расчета: суммы, количества, среднего значения, минимума и максимума.

В бюджетном отчете находится переключатель Сумма: без изменений, в тысячах, в миллионах. Данный функционал применим только при работе с суммовыми значениями для настройки кратности выводимых сумм.

Осуществляется сохранение настроек печати бюджетных отчетов, которые были использованы в последний раз пользователем.